План и факт по материалам на стройке часто начинают расходиться не из-за реального перерасхода, а из-за разрывов в учете. Непонятно, что уже израсходовано, что осталось на объекте, что передано подрядчику и где возникло отклонение. В 1С:ERP движение МЦ можно контролировать по всей цепочке — от поступления до списания на выполненные работы.
В статье рассмотрим, как выстроить учет материалов для строительных организаций на каждом этапе — от поступления и перемещения до списания, возвратов и сравнения планового расхода с фактическим.
Почему фактический расход материалов расходится с планом
Плановая потребность рассчитывается заранее, однако в процессе стройки объемы работ могут меняться, материалы — перераспределяться между участками и подрядчиками, а фактический расход — отличаться от расчетного. Кроме того, часто возникает временной разрыв между физическим расходом и документальным списанием.
Поэтому учет расхода материалов строительной организации нельзя строить только вокруг операции списания. Необходимо контролировать всю цепочку движения МЦ и связывать ее с фактически выполненными работами.
Поступление и оприходование МЦ по местам хранения
Контроль начинается в момент поступления материала. При приемке важно зафиксировать не только номенклатуру и количество, но и конкретное место хранения: основной склад, склад объекта, строительную площадку или другую точку учета.
Корректный складской учет строительной организации позволяет видеть остатки не только в целом, но и по отдельным объектам и местам хранения. Например, одинаковый материал может находиться на нескольких стройках и одновременно быть передан подрядчикам – ERP-система позволяет учитывать такие перемещения в разрезе нескольких объектов и мест хранения.
Перемещение материалов между складом, объектом и подрядчиком
Материалы могут перемещаться со склада на объект, между объектами или передаваться подрядной организации. Каждое перемещение должно сохранять информацию о том, где находится материал и кто за него отвечает.
Передача на объект или подрядчику еще не означает фактический расход. До момента подтвержденного использования такие МЦ должны оставаться под контролем компании. Поэтому управление запасами предполагает учет не только по складам, но и по объектам, ответственным лицам и подрядчикам.
Выдача материалов в производство работ
Следующий этап — выдача материалов для выполнения работ. Здесь важно связывать расход не только с объектом, но и с конкретными видами работ. Если материал списывается общей суммой на стройку, впоследствии сложно понять источник перерасхода. Например, один и тот же материал может использоваться на нескольких участках. Если учет ведется только по объекту в целом, руководитель увидит отклонение, но не поймет, где именно оно возникло.
В 1С:ERP можно сохранить необходимую детализацию учета без лишнего усложнения работы для линейного персонала. Уровень аналитики настраивается так, чтобы данных хватало для контроля и ежедневные операции оставались удобными.
Списание материалов по факту выполнения работ
Ключевой принцип — списывать материалы на основании фактически выполненного объема работ. Для этого в 1С:ERP данные о выполнении сопоставляются с нормами расхода. Система позволяет определить нормативную потребность и сравнить ее с фактическим списанием. Если расход выше нормы, можно выяснить причину: изменение объемов, производственные потери, брак, ошибочная выдача, некорректная норма или несвоевременное перемещение.
Таким образом, система учета расхода материалов связывает материал, выполненную работу и объект строительства.
Возвраты и остатки у подрядчиков
Отдельного контроля требуют материалы, переданные подрядчикам. Передача не означает, что весь объем будет использован. После завершения работ часть материалов может оказаться невостребованной и вернуться на склад или использоваться на следующем этапе.
Без отдельной аналитики возникает риск, что материал уже не числится на складе, но при этом компания не видит, был ли он реально использован. 1С:ERP позволяет контролировать материалы у подрядчиков: фиксировать, сколько передано, сколько фактически израсходовано и какой остаток находится на стороне подрядной организации.
Как сопоставлять плановый и фактический расход
Учет движения отвечает на вопрос «где находится материал», но для управления строительством нужно понимать, соответствует ли его расход фактически выполненному объему работ. Для этого в ERP застройщика сопоставляются плановая потребность, нормативный расход на выполненный объем и фактическое использование. Анализировать отклонения важно не после завершения объекта, а по ходу строительства.
Полезные разрезы: объект, этап работ, номенклатура, подрядчик и период.
Например, перерасход материала на 5% по проекту в целом может выглядеть незначительно. Но на отдельном участке отклонение может достигать большего процента – детализация позволяет быстро найти причину.
Какие отчеты нужны РП, снабжению и директору по строительству
Разным участникам процесса нужна разная детализация.
Разным участникам процесса нужна разная глубина данных: руководителю — сводная картина и отклонения, операционным сотрудникам — детализация до конкретных движений и документов. Единая система учета в 1С:ERP позволяет каждому работать со своим уровнем аналитики и видеть те показатели, которые нужны для принятия решений.
Типовые ошибки внедрения учета материалов
Проблемы с учетом материалов чаще всего появляются из-за того, как построено отражение операций в системе. К типовым ошибкам относятся:
- контроль материалов только на этапе списания, без учета предыдущих перемещений;
- слишком укрупненная аналитика, когда расход учитывается только по объекту без связи с видами работ и подрядчиками;
- избыточная детализация, которая усложняет работу сотрудников и приводит к учету постфактум;
- отражение передачи материалов подрядчику как фактического расхода;
- большой временной разрыв между выполнением работ и списанием материалов.
Такие типовые ошибки исключаются, если выстроить непрерывный учет движения МЦ и выбрать достаточный уровень детализации. Тогда данные будут отражать фактическую ситуацию на объекте и использоваться для оперативного контроля расхода материалов.
В заключение
Эффективный учет начинается не со списания, а с момента поступления ресурса в компанию. Материал проходит через места хранения, перемещения, передачу на объект или подрядчику, использование в работах и подтвержденное списание.
1С:ERP для строительных организаций позволяет выстроить эту цепочку так, чтобы фактический расход можно было сопоставлять с объемом выполненных работ и плановыми нормами.
Хотите понять, насколько эффективно у вас выстроен учет материалов? Проведем аудит текущего процесса и покажем, как контроль движения и расхода МЦ реализован в ERP-системе для девелоперов.